La tecnologia è ormai una parte importante delle nostre vite: riuscire a integrarla in maniera adeguata all’interno dell’area lavorativa è una sfida quotidiana per ogni professionista e azienda. Anche nel Terzo Settore l’integrazione digitale è fondamentale. Non solo facilita il lavoro in vari ruoli professionali ma ottimizza anche i processi interni, incrementando l’efficienza e la qualità del lavoro svolto. 

Uno degli ambiti in cui la tecnologia può fare una grande differenza è il processo di onboarding, cioè l’insieme di attività che completano il processo di assunzione e di inserimento nell’azienda per le nuove risorse. Come si può integrare la tecnologia in questo processo?
Qui alcuni esempi pratici:

1. Automatizzazione delle pratiche amministrative

Se sei un HR, sai bene quanto tempo impiega l’onboarding: compilare moduli, gestire documenti, scrivere email e preparare kit. E…se potessi automatizzare tutte queste attività? Utilizzando soluzioni digitali come DocuSign (per firmare documenti digitalmente) e Google Workspace, le organizzazioni possono ridurre tempo e risorse necessarie per queste attività, permettendo al personale delle risorse umane di concentrarsi su aspetti più strategici dell’onboarding.

2. E-Learning e formazione online

L’integrazione di piattaforme di e-learning consente ai nuovi dipendenti di accedere a materiali formativi, corsi e risorse in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Questo è particolarmente utile per le organizzazioni del Terzo Settore che operano in contesti geograficamente dispersi. La formazione online può includere moduli interattivi, video tutorial, quiz e certificazioni, garantendo che tutti i nuovi arrivati abbiano accesso alle stesse informazioni e opportunità di apprendimento.

3. Mentoring e supporto virtuale

Alcune piattaforme (es. Asana) permettono di assegnare mentori e tutor virtuali ai nuovi dipendenti, facilitando il supporto e l’integrazione sin dai primi giorni. Strumenti come Slack, Microsoft Teams o piattaforme collaborative come Trello possono essere utilizzati per creare canali di comunicazione dedicati, gruppi di lavoro e spazi per il confronto e il feedback. Per esempio, un nuovo volontario in una ONG potrebbe essere affiancato da un mentore esperto tramite un canale Slack dedicato, dove può porre domande e ricevere supporto immediato.

4. Monitoraggio e valutazione

Le soluzioni digitali consentono di monitorare e valutare l’efficacia del processo di onboarding in tempo reale. Attraverso dashboard e report personalizzati, le organizzazioni possono analizzare dati relativi alla partecipazione, al completamento dei moduli formativi, alla soddisfazione dei nuovi dipendenti e al loro livello di integrazione. Soluzioni come Tableau o Power BI permettono di identificare tempestivamente eventuali criticità e apportare le necessarie modifiche al processo per le persone che verranno assunte nel futuro. Per esempio, se noti che molti nuovi dipendenti abbandonano i moduli di e-learning a metà, puoi rivedere e migliorare quei contenuti per renderli più coinvolgenti.

Quando si integrano le nuove tecnologie all’interno dei processi dell’ente, bisogna scegliere adeguatamente e sapere che queste si devono integrare bene con gli altri sistemi HR che già si hanno. Inoltre, in un ambiente di lavoro sempre in evoluzione, le nuove tecnologie dovrebbero rispettare le aspettative dei nuovi arrivati: moduli di e-learning, gamification, automazione e strumenti di comunicazione efficaci possono trasformare l’onboarding in un processo significativo e di successo.