Perché la firma nella mail è molto importante
Ricevo spesso delle email che non riportano in calce la firma con i contatti del mittente. Trovo che sia una grande mancanza, sia che si tratti di persone in cerca di lavoro, sia che si tratti di professionisti, sia che si tratti di chiunque. La firma (automatica) nella mail è una gran comodità, nonché un potente mezzo di comunicazione.
Prendiamo il caso di una persona che sta cercando nuove opportunità lavorative.
Quando si è alla ricerca di un lavoro, è importante curare ogni singolo aspetto della propria presenza, sia online che offline. In particolare, è una buona pratica, mettere in atto tutte le accortezze possibili per restare impressi nella memoria dei recruiter.
In diversi articoli, abbiamo provato a darvi qualche consiglio su come lavorare sul personal branding. In altri, invece, vi abbiamo spiegato come costruire un curriculum efficace e d’impatto. Oppure, abbiamo cercato di orientarvi verso una corretta stesura della lettera motivazionale.
Ma la ricerca del lavoro, non è fatta solamente di curriculum, lettere e blogging. Esistono dei dettagli che, troppo spesso, vengono trascurati. Uno di questi è sicuramente il testo delle nostre email. Ed in particolare la firma.
Chiudere correttamente una comunicazione via email è un ottimo metodo per farsi ricordare. Non solo perché, come prevedibile, la firma conterrà il vostro nome e i vostri contatti, ma soprattutto perché dimostrerà che siete persone precise e attente ai dettagli. E ciò vi rende credibili anche come professionisti.
Digitare, di volta in volta, la vostra firma ricca di informazioni, può rivelarsi un’attività noiosa che vi porta via tempo prezioso, anche se poco. Ma non solo. Ribattere sempre le stesse informazioni, magari velocemente, vi espone al rischio di refusi e errori di battitura. Tali errori possono farvi fare brutta figura, ma anche farvi perdere potenziali contatti.
Pensate, ad esempio, di battere male il vostro numero di telefono. In questa attività, come in altre, dovete pensare che il tempo che avete per attirare l’attenzione ai recruiter è poco. E non tutti hanno la voglia di mandarvi un secondo messaggio, chiedendo di inviare il numero di telefono corretto. Per questo motivo, vi consigliamo di impostare la vostra firma, direttamente dal client di posta elettronica.
Cosa deve contenere la firma delle email?
- Nome e cognome. Può sembrare banale, ma esiste ancora che invia le email senza scrivere il proprio nome per esteso. Probabilmente perché pensano che basti impostarle nell’account e che sia sufficiente visualizzarlo dall’interfaccia del mittente. Ma non è così: nome e cognome vanno sempre inseriti. Evitate le sigle.
- Professione. Qualificatevi sempre. Scrivete se siete fundraiser, fotografi, educatori o altro. Anche se, al momento, non siete lavoratori attivi, non significa che abbiate perso la vostra professionalità. Anzi, indicare la propria qualifica restituirà un’immagine sicura e consapevole di voi.
- Numero di cellulare. Rendi ai recruiter la vita più semplice e te ne saranno grati. Qualora volessero comunicare direttamente con te, infatti, potranno telefonarti o, eventualmente, inviarti un messaggio WhatsApp.
- Linkedin. Inserite un accesso diretto al vostro profilo Linkedin. Attenzione: non copiate e incollate direttamente l’Url, cercate di creare un collegamento ipertestuale. Ormai ogni client di posta elettronica consente di scrivere testi con link.
- Link al vostro blog. Se ne avete uno, inserite il collegamento. Se non lo avete, è il momento di crearlo.
- Skype. Fate capire che siete disposti a chattare e videochiamare. Insomma, dimostrate che siete a conoscenza che il tempo del vostro selezionatore è molto importante.
Elementi da valutare:
- Loghi o immagini. Non sapete quale client utilizza il vostro destinatario, né se ha impostato eventuali blocchi. Foto e loghi appesantiscono il messaggio, sia in termini di dimensioni di file che in termini visivi. Spesso, le immagini vengono visualizzate come allegati, ponendo il destinatario nella condizione di aprirli, sperando di trovarci qualcosa di interessante. Spesso per scelta aziendale vengono inseriti.
- Indirizzo email. Potrebbe sembrare una ridondanza. Da lasciare nel caso in cui si utilizzi un indirizzo mail differente da quello di invio o se non vuoi proprio che il destinatario possa confondersi quando vi sono degli scambi di mail con più destinatari (io ad esempio l’ho inserita perché a volte ho scambi di mail con diversi contatti ed avere la firma completa mi ha aiutato).
Cosa non dovete inserire nella vostra firma
La vostra firma digital può e deve dire molto di voi. Ma, allo stesso tempo, fate attenzione a non inserire troppe informazioni. In particolare, evitate:
- Indirizzo di casa. Innanzi tutto per un motivo di privacy, ma soprattutto è un’informazione superflue che non dà nessun valore aggiunto alla vostra comunicazione.
- Preset del produttore mobile. Spesso, alcune marche di smartphone inseriscono in automatico la firma con il nome della casa produttrice e il link al sito istituzionale. Se inviate email con lo smartphone, assicuratevi di cancellare quest’ultima riga. Il motivo è sempre lo stesso: dovete dimostrare di avere cura dei dettagli. Non siate pigri
Procedura per aggiungere firma automatica su Gmail
Per gli altri servizi di posta (yahoo, outlook, ecc.) la configurazione è più o meno la stessa. Basta trovare il menu impostazioni e cercare “firma”.
Conclusioni
Credo che il messaggio dell’articolo sia chiaro. Con un piccolo sforzo potete creare la vostra firma personalizzata che verrà caricata in automatico in ogni mail. Potrete sempre cancellarla qualora non vogliate condividere i vostri contatti in quella specifica mail, ma sono certo che la maggior parte delle volte la utilizzerete proficuamente.
