Settore: Amministrazione & Finance

Sede di lavoro: Milano e Roma con possibili trasferte nazionali e internazionali

Tipologia di contratto: Contratto a tempo determinato 1 anno

Inizio collaborazione: 31 gennaio 2025

Deadline: 15 Gennaio 2025

Descrizione del ruolo:

L’Administrative and Finance Desk Specialist è responsabile della gestione della filiera amministrativa dei progetti nazionali e internazionali della Fondazione, e assicura, in coordinamento con le strutture amministrative in loco, il monitoraggio costante circa il raggiungimento della performance di budget e dei volumi di attività progettuali del portfolio affidato, sotto la supervisione tecnica dell’Administrative & Finance Programs Coordinator. Nello specifico si occupa: della formulazione dei piani di spesa delle nuove proposte progettuali; del controllo della gestione amministrativa dei progetti/programmi affidati; del monitoraggio e della corretta applicazione delle procedure amministrative della Fondazione e dei donatori; della redazione della rendicontazione finanziaria dei progetti/programmi secondo i modelli e le richieste del finanziatore e della Fondazione; dell’elaborazione dei rapporti finanziari intermedi e finali e della revisione della contabilità dei progetti affidati. Inoltre, provvede periodicamente alle riconciliazioni e verifiche dei dati di reporting del portfolio progetti, con l’evidenza degli scostamenti, e contribuisce al consolidamento dell’area di sua competenza, in coordinamento con l’area Programmi per lo sviluppo della strategia della Fondazione.

2. Attività e responsabilità

Secondo il piano di lavoro concordato con l’Head of Finance & Administration e l’Administrative & Finance Programs Coordinator, e in collaborazione con i/le Programs Development Specialist ed eventuali altri interlocutori/trici afferenti all’area Programs, con i/le Administrative Desk nei paesi per i progetti in implementazione diretta, contribuisce alla gestione dell’intero portfolio affidato, dei progetti finanziati da donatori istituzionali e non e/o da fondi propri. Nello specifico:

• Analizza le procedure amministrative del donatore ed elabora i budget di progetto in conformità a queste, collaborando con i/le Programs Development Specialist, gli amministratori e le amministratrici della Amref Health Africa Family, i partner di progetto e altri interlocutori/trici delle aree Programs e High Value Donors.
• Predispone la documentazione amministrativa necessaria all’avvio formale dei progetti, in collaborazione con i/le Programs Development Specialist;
• Monitora e controlla l’andamento finanziario: performance di progetto, scostamento dal budget previsto e identifica difformità segnalandole in modo tempestivo alle figure di Programs Development Specialist e all’Administrative & Finance Programs Coordinator;
• Monitora e controlla la documentazione amministrativa prodotta dai COs, dai partners e dai/dalle referenti di progetto, anche attraverso missioni e trasferte di verifica (nazionali e internazionali);
• Identifica le eventuali necessità amministrative dei progetti pianificando il supporto di altre aree dell’Organizzazione;
• Elabora le richieste di modifica per la componente amministrativa, in stretta collaborazione con i/le Programs Development Specialist;
• Ricostruisce l’intera contabilità del progetto partendo dai report finanziari e la documentazione a supporto ricevuta per elaborare i report finanziari secondo i format e le procedure dei donatori.
• È responsabile della corretta archiviazione di tutta la documentazione raccolta secondo le procedure amministrative del donatore;
• Organizza ed eroga, con il supporto dell’ Administrative Coordinator, la formazione sulle procedure amministrative per lo staff interno dell’Organizzazione, i/le colleghi/e della Amref Health Africa Family e lo staff di eventuali partners;
• Si coordina costantemente con gli/le amministratori/trici della Amref Family relativamente a tutte le fasi di gestione del progetto;
• Per i progetti a implementazione diretta, supervisiona il funzionamento delle sedi amministrative nei paesi e il corretto svolgimento dei principali processi amministrativi, finanziari e di controllo; rielabora e integra la documentazione amministrativa finanziaria secondo le procedure del donatore; si coordina costantemente con il/la referente amministrativo/a per la definizione di piani operativi, priorità e scadenze legate all’implementazione delle attività; approva l’acquisizione dei dati contabili inviati dal paese e prepara le scritture patrimoniali ed economiche dei progetti per il loro consolidamento con il sistema amministrativo della Fondazione; ove richiesto coordina la gestione delle attività di bilancio e eventuale revisione contabile;
• Supervisiona e monitora il budget del portfolio assegnato.

3. Competenze richieste per svolgere il ruolo

Competenze tecniche 

• Conoscenza, capacità di gestione e pianificazione dei costi di budget di progetto;
• Conoscenza fondamentali principi di redazione bilancio;
• Capacità di realizzare assessment ed elaborare piani finanziari per proposte progettuali;
• Capacità di analizzare le procedure amministrative dei donatori;
• Pianificazione e gestione delle attività di M&E amministrativo dei progetti con missioni sul campo;
• Capacità di trasferire conoscenze tecniche acquisite;
• Capacità di relazionarsi con le altre aree dell’organizzazione;
• Conoscenza fluente della lingua inglese e/o francese.

Competenze trasversali e attitudinali

• Project management e orientamento al risultato;
• Ottime capacità comunicative e relazionali;
• Capacità organizzativa, multi-tasking e di coordinamento di gruppi di lavoro;
• Capacità di rispettare le scadenze;
• Flessibilità.

Application

Inviare lettera di presentazione e CV entro e non oltre la data del 15 Gennaio 2025 all’indirizzo e- mail cv@amref.it indicando nell’oggetto “Administrative & Finance Desk Specialist”.

Si prega di inserire l’autorizzazione al trattamento dei dati personali ex DL 196/03 e alla normativa GDPR, che è necessaria per poter gestire le richieste. I dati saranno trattati attraverso i sistemi di gestione di Amref Health Africa Onlus in Italia

Non sarà sempre possibile rispondere a tutti/e, ci metteremo in contatto diretto solo con i/le candidati/e scelti/e per continuare il processo di selezione.

Amref Health Africa Italia è impegnata nella tutela e nella promozione del benessere di bambini/e, giovani e adulti vulnerabili, attraverso una policy che si applica a tutto il personale. Amref conduce processi di selezione trasparenti, non discriminatori e rispettosi delle pari opportunità ai sensi delle leggi 903/77 e 125/91.

Per maggiori informazioni consulta il sito web www.amref.it nella sezione “Collabora con noi”.