PAESE

Italia – Sede Milano

LINGUE RICHIESTE

Italiano e inglese

TIPOLOGIA DI CONTRATTO

Contratto a tempo determinato (1 anno)

Full time: 38 a settimana

RAL: 20500 € + Ticket pasto

Possibilità di lavorare da remoto 2 giorni a settimana dopo un periodo di formazione

REQUISITI FONDAMENTALI

Ottima padronanza della lingua inglese, orale e scritta, e buona conoscenza degli applicativi Microsoft e del pacchetto Office.

DESCRIZIONE

La figura ricercata entra a far parte del Field Operations Department (FOD), ufficio dedicato alla gestione, supporto e coordinamento dei progetti di EMERGENCY all’estero e in Italia, con l’obiettivo di affiancare e supportare gli Area Directors nella gestione delle attività quotidiana. Il/la assistente alla direzione, pertanto, agevola la pianificazione e l’organizzazione delle riunioni periodiche, assicura l’effettiva redazione di materiali istituzionali e la diffusione di informazioni corrette e aggiornate in relazione allo sviluppo dei diversi progetti umanitari. Infine, è prevista la sua partecipazione attiva a eventi e forum con lo scopo di raccogliere informazioni utili e approfondire tematiche di interesse da trasmettere all’interno del team.

Principali compiti e responsabilità:

• organizzare, preparare e partecipare alle riunioni, predisponendo l’ordine del giorno, stilando la minuta e facendo azioni di follow up attraverso la condivisione degli action points;
• supportare gli Area Directors nella produzione e alla revisione dei materiali, quali presentazioni, documenti, progetti, report ad hoc a seconda delle necessità e delle singole richieste;
• supportare il field a seconda delle necessità e delle singole richieste (redazione di report, archivio e monitoraggio e rinnovo di documenti);
• preparazione di materiali per incontri istituzionali: raccolta e sintesi di informazioni da presentare in meeting con autorità;
• verificare e diffondere informazioni relative allo stato di avanzamento dei progetti e/o realizzazione di nuove attività;
• tenere traccia degli impegni della Direzione d’Area assicurando il rispetto delle tempistiche;
• archiviare dati e documenti in modo preciso così da rendere semplice e tempestiva la ricerca e la fruibilità dei materiali;
• facilitare la relazione, supportare il flusso comunicativo e fungere da filtro tra quelle che sono le richieste dei diversi uffici, tra cui i desk del FOD e la Medical Coordination Unit e quelle provenienti degli enti esterni redigere e archiviare la documentazione necessaria ai progetti come MOU, protocolli, lettere ufficiali, report, ect.
• contribuire nella raccolta della documentazione e nella gestione delle pratiche burocratiche per la registrazione di EMERGENCY nei Paesi esteri;
• svolgere attività di ricerca in relazione a letteratura, conferenze ed eventi inerenti alle aree di intervento di EMERGENCY;
• supportare le attività logistiche e operative per organizzazione di eventi e workshop
• fornire supporto nell’utilizzo degli strumenti del Planning (Action Plan e reportistica Piani Strategici) in stretta collaborazione con gli Area Directors e le persone responsabili delle diverse aree del FOD e nella gestione dei diversi stakeholders.

REQUISITI RICHIESTI

• Diploma di Laurea triennale o specialistica;
• Ottima conoscenza della lingua inglese (livello C1-orale e scritto);
• Breve esperienza nel medesimo ruolo o similare;
• Capacità di redigere testi scorrevoli su vari argomenti e con diversi registri linguistici principalmente in italiano e inglese – [risulta un PLUS anche in lingua francese];
• Buona conoscenza degli applicativi Microsoft e del pacchetto Office;
• Capacità di elaborare e analizzare dati statistici quantitativi e qualitativi

COMPETENZE PERSONALI:

• Eccellenti capacità organizzative, con attenzione alla precisione, alla proattività e alla sintesi;
• Ottime doti comunicative in grado di operare in un ambiente dinamico e in rapida evoluzione;
• Buone doti relazionali per agevolare la creazione di un clima di fiducia e collaborazione;
• Flessibilità, disponibilità a gestire variazioni e di gestire priorità e urgenze
• Abitudine a lavorare in modalità trasversale

Plus:

Si considera UN PLUS la conoscenza della lingua francese (livello C1-orale e scritto) e di un’altra lingua straniera. E l’eventuale disponibilità a spostamenti sul territorio italiano e/o all’estero.