La comunicazione è una soft skill

La comunicazione è una delle qualità più apprezzate per qualunque posizione. Ma soprattutto per il non profit.

Sono molti i ruoli in cui questo requisito è fondamentale: basta dare un’occhiata alle vacancy.

Immaginate, ad esempio, tutto ciò che riguarda il fundraising, nel quale sono richieste persone in grado, non solo di veicolare un messaggio, ma di convincere quante più persone possibili a supportare la causa dell’organizzazione. E un educatore sociale? Deve riuscire a entrare in contatto emotivo con l’utente, al fine di trovare una soluzione al suo disagio. Oppure un HR manager, che deve trasmettere i valori e la mission dell’associazione ai dipendenti, per rendere la macchina più oliata e funzionante.

Ma cosa significa essere dei bravi comunicatori? Innanzi tutto avere un’eccellente proprietà di linguaggio, sia scritto che parlato. Essere spigliati e a proprio agio in qualsiasi situazione.

Non è banale. Ci sono persone che si distinguono grazie alle loro capacità di scrittura, ma che non emergono in un meeting. Altre, invece, che si trovano perfettamente a loro agio in contesti formali, ma che non sanno districarsi, magari, a un party o una cena informale.

Insomma, essere buoni comunicatori, significa essere persone empatiche, in grado di esprimersi con chiunque e in modo chiaro.

Proviamo a entrare nel dettaglio e a considerare le diverse variabili.

Scritto vs parlato

Le regole del linguaggio scritto, sono completamente diverse da quelle della conversazione. Se ci fate caso, infatti, riconoscerete le persone che sono scarsamente propense alla comunicazione, dal modo in cui scrivono: è molto simile allo stile che usano nel parlare. Faranno spesso uso di anacoluti, ripetizioni, frasi monche e tralasceranno, spesso, le regole della punteggiatura.

Nella scrivere, infatti, dobbiamo sopperire agli elementi che  mancano e che, invece, sono presenti nella conversazione faccia a faccia, come il tono di voce, le espressioni del viso e il linguaggio del corpo. Il rischio di essere fraintesi è molto alto. Provate a immaginare quante volte siete stati fraintesi perché, magari in chat, avete voluto fare una battuta scherzosa e siete stati presi seriamente.

E’ un errore da evitare, anche se i sistemi di messaggistica istantanea e le centinaia di email che vi scambiate durante la settimana, stanno riducendo sempre più la linea tra il linguaggio scritto e quello orale.

Il mezzo

Medium is the message. Ogni strumento che utilizzate ha le proprie regole. Se state intrattenendo una conversazione face to face, con un interlocutore soltanto, dovrete utilizzare un sistema di segni diverso rispetto a una conferenza con 50 partecipanti. Allo stesso modo, redarre una relazione mensile sulla vostra attività, richiede un registro diverso rispetto a un SMS veloce spedito in pausa pranzo.

Solitamente in una conversazione a due, utilizziamo dei comportamenti che evitiamo durante una riunione. Ad esempio, può capitare un minimo contatto fisico, come una stretta di mano o una pacca sulla spalla. Oppure può capitare di mostrare il proprio smartphone per far vedere un’immagine o un’infografica. Anche il rispetto dei tempi di interlocuzione è meno normato e più ritmico.

Durante un meeting, invece, aspetteremo pazientemente il nostro turno e non ci isoleremo in chiacchiere con il nostro vicino.

Un’ulteriore variabile sono le videoconferenze. In questo caso le regole di intervento sono ancora più ferree, soprattutto nei casi di riunioni automoderate.

Allo stesso modo, chi riceve un messaggio su Whatsapp, solitamente, non ha né tempo, né voglia di leggere lunghi trattati dettagliati. In questo caso siate diretti, concisi e precisi. Per i dettagli ci sono altri strumenti. Evitate di inviare video, foto o altri allegati, a meno che non sia strettamente necessario e lasciate che siano eccezioni. Esistono le email, per quello.

Per non parlare delle odiose chat multiple.

Il contesto

Così come non vi sognereste mai di bisbigliare al cinema durante la proiezione di un film (se siete tra quelli che lo fanno, smettetela immediatamente!), allo stesso modo non vorrete fare scena muta durante una cena. Sono entrambe situazioni imbarazzanti.

Analizzate attentamente la situazione in cui vi trovate e stabilite quanto e quando intervenire.

Ad esempio, se vi trovate a una giornata di formazione, evitate di interrompere costantemente il relatore e lasciate gli interventi alla fine. Se siete a colloquio con il vostro responsabile, attenetevi esclusivamente agli argomenti di conversazione, senza perdere tempo.

Ma se siete in pausa pranzo con i vostri colleghi, invece, parlate di voi, dei vostri interessi, ascoltate quelli dei vostri collaboratori. Si tratta di persone con cui condividete gran parte del vostro tempo, è indispensabile un contatto emotivo, oltre che professionale.

L’interlocutore

A chi vi rivolgete? E per quale motivo?

Sono le domande principali che dovete porvi. Potrebbe trattarsi, semplicemente, di chiedere un permesso di un paio di giorni. Oppure vi state rivolgendo a un big donor per la vostra campagna di raccolta fondi natalizia.

In tutti i casi è molto importante conoscere bene chi è il destinatario del vostro messaggio. Solo dopo aver preso consapevolezza, potrete scegliere di usare il mezzo e il linguaggio giusto per raggiungere il vostro obiettivo: ferie o donazione.

Cosa considerare, del vostro interlocutore?

1. Quanti sono. Se, ad esempio, vi rivolgete solamente a un responsabile o all’intero consiglio di amministrazione. Oppure se interloquite con un solo donatore o con più contatti.
2. Che tipo di rapporto avete: formale o informale, quante volte interloquite, c’è una gerarchia?
3. Che tipo di vantaggio ha il vostro interlocutore nell’assecondare la vostra richiesta. O, in altri termini, quale valore contribuite a offrirgli.

Messaggio

Adesso non resta che mettere insieme i pezzi del puzzle e confezionare il vostro messaggio. E, anche se non c’è una regola fissa per tutti, dovrete tenere conto di queste 4 variabili, al fine di arrivare dritti all’obiettivo.

E vi sentiamo di darvi alcuni piccoli consigli per migliorare le vostre capacità comunicative.

1. Leggete molto: romanzi, quotidiani, blog. La lettura vi aiuterà a sviluppare le vostre competenze di scrittura.
2. Scrivete. Se non siete obbligati a farlo per lavoro, vi consigliamo di tenere un diario o di aprire un vostro blog. Anche se scrivere è come andare in bicicletta, non si scorda mai, difficilmente scalerete l’Izoard se non vi sedete mai sul sellino.
3. Studiate da chi è più bravo e allenato di voi. Ci sono numerosi siti tematici e diversi libri che possono fare al caso vostro.
4. Non chiudetevi in voi stessi. Il metodo migliore per combattere la timidezza è la terapia d’urto. Uscite di casa e allargate la vostra rete di conoscenze.